Syyskuun Lounastreffeillä oli vieraanamme erittäin inspiroiva Jori Routo. Kerta meillä oli kunnia lounastreffeillä tämän miehen kanssa, oli Lounastreffeillä tietysti myös puhe tapahtumista ja niiden markkinoinnista. Poimi tästä blogipostauksesta 4 vinkkiä tapahtumien järjestämiseen ja tapahtumamarkkinointiin. Alta löydät myös tallenteen, jos jostain syystä missasit nämä Lounastreffit.
Kuka on Jori Routo?
Tämä mies on tuttu nimi tapahtuma-alalla, musiikkimaailmassa sekä urheilun parissa. Omin sanoin hän on jo pienestä pojasta asti päässyt olemaan isänsä mukana moottoripyörätapahtumissa, joissa myös jo into tapahtumien järjestämistä kohtaan on syttynyt. Tällä hetkellä Jori toimii yrittäjänä tapahtuma-alalla, muusikkona sekä on mukana crossfit-maailmassa. Viimeisimpänä tuotoksenaan oli tänä kesänä ensimmäisen kerran järjestetty Headland-musiikkifestivaali. Alunperin Headland-festari oli tarkoitus järjestää ensimmäisen kerran jo kesällä 2020, mutta maailman tilanne päätti toisin. Tänä kesänä, 30.-31.7. Lahdessa kuitenkin päästiin vihdoin juhlimaan menestyksekkäät ensimmäiset Headland-festarit.
Kim ja Jori puhuivat Lounastreffeillä isoista ja pienemmistä tapahtumista ja etenkin siitä, mitä tapahtumien järjestämisessä on hyvä huomioida ja mitä on onnistunut tapahtumamarkkinointi. Olit sitten järjestämässä suurempaa monipäiväistä tapahtumaa tai pienempiä yrityksen järjestämiä yksipäiväisiä tapahtumia, nämä seuraavat seikat ovat tärkeät kaiken kokoisille tapahtumille:
⭐ Aloita ajoissa
Tapahtumien suunnittelu on syytä aloittaa ajoissa, oli tapahtumasi minkä kokoinen tahansa. Lounastreffeillä nousi esiin vinkki, ettei tapahtuman suunnittelua voi koskaan aloittaa liian ajoissa – eli mielummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Kun suunnittelu on aloitettu hyvissä ajoin, tällä mahdollistetaan myös tapahtumasta tiedottaminen hyvissä ajoin. Tapahtumien määrä kasvaa, uusia tapahtumia on viritteillä ja peruuntuneita tapahtumia aikataulutetaan uusiksi. Kilpailu kävijöistä on siis suurempaa kuin koskaan! Tiedottamalla tapahtumastasi hyvissä ajoin, varmistat, että tapahtumasi kohderyhmä osaa varautua tapahtuman ajankohtaan.
⭐ Tapahtuman tavoite
Onko sinulle itsellesi tapahtumanjärjestäjänä selvää, mikä on tapahtumasi tavoite? Kuten kaikki markkinointitoimenpiteet, myös tapahtumamarkkinointi alkaa määrittelemällä tarkka tavoite.Tapahtumamarkkinoinnissa on hyvä kertoa kuulijalle, miksi pidät tapahtuman. Miten se tapahtuma eroaa muista saman genren tapahtumista? Esimerkkinä Headland-festivaali, jonka tavoitteena oli ”rakentaa tapahtumaa, jonka tarkoitus tuottaa uusia kokemuksia ja elämyksiä, joita kotimaisella festivaalikentällä ei aikaisemmin olla koettu”.
Lisäksi tavoite on hyvä pitää sisällään seurattavia mittareita. Tapahtumalle tälläinen numeerinen tavoite on yksinkertaisuudessaan kävijämäärä. Kesän 2021 kaksipäiväisillä Headland-festareilla oli yhteensä kuusituhatta kävijää ja ensi vuodelle tapahtuman tavoitteena on kasvattaa kävijämäärää tuplaten.
Tavoitetta määrittäessä on hyvä myös miettiä, kuinka tapahtumasi erottuu muista saman genren tapahtumista. Nyt kun tapahtumakentän odotetaan täyttyvän vuoden aikana entisestään, on entistä tärkeämpää erottua kilpailevista tapahtumista.
⭐ Tapahtumat osana markkinointisuunnitelmaa
Tämä pointti on tärkeä etenkin yritystapahtumia miettiessä. Miten tapahtumamarkkinointi on osana koko yrityksenne markkinoinnin suunnittelua? Vai onko yrityksenne tapahtumat yksinäisiä ja irrallaan olevia tapahtumia, joihin muu yrityksen toiminta ja markkinointi ei nojaa?
Kun siis teet tapahtumalle suunnitelmaa, synkronoi se selkeästi osaksi koko yrityksen markkinointia. Näin tapahtuman järjestäminen, tapahtumamarkkinointi sekä koko työyhteisön toiminta on selkeää, kun koko työyhteisö ja yrityksen toiminta on sitoutunut yhteiseen päämäärään.
⭐ Ole sydämellä mukana
Yksi syy miksi tämän kesän Headland-festari oli menestys, oli varmasti se, että tapahtuman järjestäjät olivat täydellä sydämellä mukana tapahtuman suunnittelemisessa, järjestämisessä ja toteuttamisessa. Kun pyrit tapahtumaa järjestäessäsi samaan, että teet asioita sydän mukana, näkyy se varmasti myös lopputuloksessa. Vaikkei itse tapahtuman järjestäminen olisi sinun vahvuuksiasi, mieti, mikä osa-alue tai aihe olisi tapahtumaa järjestäessä sinulle sydämen asia? Olisiko sinusta esimerkiksi puhumaan yrityksen tapahtumassa sinulle tärkeästä aiheesta tai haluatko vastata yrityksen tapahtuman järjestämisessä jatapahtumamarkkinoinnissa jostain sinulle tärkeästä asiasta? Toivottavasti myös teidän työyhteisö koostuu erilaisista ammattilaisista, joilla jokaisella on itselleen tärkeä sydämen asia, niin saatte näin tapahtumista ja tapahtumamarkkinoinnistanne onnistuneita!
On mahtavaa, että maailma taas aukeaa ja pääsemme jokainen tahoillamme nauttimaan erilaisista tapahtumista!⭐
Tässä vielä vinkit tuleviin tapahtumiin:
Lokakuun 29.päivä Makumin seuraavat Lounastreffit
ja Headland 2022 29.-30.7.2022.
Nähdään varmasti molemmissa!
